Nick Young, gerente de TI da Universidade da Carolina do Norte em Greensboro (UNCG, na sigla em inglês), acredita em dois componentes fundamentais para o uso da tecnologia no campus. Primeiro, os alunos e funcionários devem usar as ferramentas porque as acham úteis, não porque o departamento de TI exige. Segundo, eles devem poder gerenciar a tecnologia por conta própria, com o mínimo de ajuda da equipe de TI. Em todo o longo histórico de uso de produtos do Google na UNCG, desde 2005 com o Gmail, a facilidade e a aceitação natural dos produtos promoveram o Google Workspace for Education entre os 20.000 alunos e 3.500 funcionários da universidade.

Segundo Nick: "Tentamos ouvir o que os alunos e funcionários querem. Não mandamos neles. Disponibilizamos aplicativos, deixamos as pessoas livres para usar as ferramentas que querem e tentamos incentivar a adoção dos produtos dessa forma".

Quando perceberam a utilidade do Gmail e de outras ferramentas do Google Workspace, como o Documentos Google, os alunos e funcionários também adotaram gradativamente os novos recursos adicionados ao Google Workspace nos últimos 10 anos, como o Google Meet e o Grupos do Google. Segundo Nick, esses novos recursos e ferramentas ajudaram a comunidade do campus a reconhecer a importância de colaborar e compartilhar informações úteis.

Ferramentas de colaboração e armazenamento que qualquer pessoa pode usar

"Não temos muitos desenvolvedores", afirma Nick sobre a equipe de TI. A equipe administrativa da universidade também não é grande. Ele está sempre procurando maneiras de usar o Google Workspace para ajudar os alunos e funcionários a ganhar tempo e trabalhar juntos de forma mais eficiente, sem muita intervenção da equipe de TI. Segundo ele: "Buscamos melhorias que possam ser usadas por todos. Queremos aproveitar ao máximo cada centavo que investimos". Isso significa optar por ferramentas que os alunos e funcionários consigam usar por conta própria.

Por exemplo, Nick sugeriu que as associações estudantis e os líderes dos dormitórios compartilhassem mensagens usando o Grupos do Google para substituir as ferramentas de e-mail em massa. As listas de e-mail mantidas manualmente dificultavam o gerenciamento de tarefas como a adição e a exclusão de membros. Muitas vezes, as mensagens eram ignoradas porque ficavam perdidas nos outros e-mails dos destinatários. Usando o Grupos do Google para grupos específicos do campus, os alunos e funcionários do programa de residência criaram comunidades on-line onde as conversas são produtivas. Os membros do Grupo do Google podem acessar a página on-line para ver os grupos e acompanhar as discussões ou verificar avisos importantes dos líderes, sem precisar esperar por e-mails.

Segundo Nick, o Grupos do Google ajudou a universidade a reduzir a infraestrutura associada às listas de e-mail, como manutenção de servidor e backup de software. Os líderes dos grupos podem adicionar e remover membros facilmente, além de usar recursos como os fóruns de perguntas e respostas para tirar dúvidas. Nick conta: "O Grupos do Google se tornou uma parte importante dos nossos planos de comunicação no campus. Estamos criando cada vez mais grupos de ex-alunos".

Os Drives de equipe ajudam a eliminar os problemas relacionados à propriedade

Nick está ajudando os departamentos da UNCG a utilizar o Google Vault para a retenção e a transferência de e-mails quando os funcionários saem da universidade. Segundo ele, "isso nos ajuda a lidar melhor com o desligamento dos funcionários".

Ele também está incentivando os alunos e funcionários a usar os Drives de equipe do Google para compartilhar e armazenar documentos. Como os arquivos nos Drives de equipe são gerenciados por um grupo, não por indivíduos, se alguém sair do grupo, os documentos permanecerão onde estão.

"Com os Drives de equipe, a propriedade dos documentos não é um problema", afirma Nick. Assim como no Google Drive e em outras ferramentas do Google Workspace, os administradores dos Drives de equipe podem controlar as permissões e associações, sem precisar da ajuda da equipe de TI.

Colaboração com outros campi

Como o Google Workspace é amplamente usado no sistema de faculdades da Universidade da Carolina do Norte, administradores como Nick podem compartilhar ideias facilmente para melhorar os processos. Por exemplo, com o Meet, eles fazem um "Meet mensal de administradores", que reúne os administradores de todo o sistema da universidade para discutir novas formas de usar o Google Workspace.

Nick afirma: "Você raramente tem um problema que os outros administradores não conseguem ajudar a resolver. O fato de todos usarmos produtos do Google facilita muito, porque interagimos na mesma plataforma. Com o Meet, é fácil resolver os problemas."